Compliance - ein wichtiger Teil von HR

Der HR-Bereich wird mit einer Vielzahl von Schutzvorschriften konfrontiert, die es zu beachten gilt. Gleichzeitig kann er auch maßgeblich an der Schaffung einer Compliance-Kultur beteiligt sein.

Zu den einschlägigen Rechtsvorschriften gehören z.B. das Mindestlohngesetz, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz oder das Betriebsverfassungsrecht. Compliance im Umfeld des Arbeitsrechts gewinnt somit zunehmend an Bedeutung. Unternehmen müssen sich regelmäßig mit den Compliance-Richtlinien ihres Hauses sowie mit neuen gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen, um die Einhaltung dieser Richtlinien zu kontrollieren und Haftungen auszuschließen. Dabei den Überblick zu behalten ist aufgrund der Vielzahl der Themenfelder ohne ein systematisches Vorgehen kaum noch zu bewältigen.

Von Dipl.-Betriebswirt Eckart Achauer, MBA – 29. Januar 2019

HR und Compliance-Kultur

Die Compliance-Kultur ist die Grundlage eines Arbeitsumfeldes, das Wertvorstellungen und Verhaltensvorgaben des Unternehmens ernst nimmt. Hier ist der Personalbereich maßgeblich beteiligt, denn der Umgang mit Personalfragen prägt die Einstellung der Mitarbeiter. Wer sich in seinen eigenen Personalangelegenheiten selbst fair und rechtskonform behandelt fühlt, wird auch bereit sein, im eigenen Arbeitsumfeld einen aktiven Beitrag zur Rechtskonformität zu leisten.

Compliance entlang der Personalwertschöpfungskette

In der praktischen Personalarbeit finden sich bereits bei der Anbahnung eines Anstellungsverhältnisses erste Compliance-Anforderungen. Dies beginnt bei der korrekten Stellenausschreibung und geht über den vom Bundesarbeitsgericht geprägten Fragenkatalog "Was darf man als Arbeitgeber fragen und was ist nicht erlaubt?" bis hin zum ordnungsgemäßen Kündigungsverfahren. Was im Bewerbungsverfahren begonnen hat, muss im laufenden Arbeitsverhältnis konsequent fortgesetzt werden. Compliance begleitet somit die gesamte Personalwertschöpfungskette.

Die Handhabung der Compliance-Anforderungen in der Praxis

Für die Unternehmen gilt es, die einschlägigen Anforderungen zu kennen und diese wirksam zu kontrollieren. Dabei spielen auch Prävention und Sanktion eine wichtige Rolle.

Wichtigstes Instrument der Prävention ist ein wirksames Compliance Management System, das in die Unternehmensorganisation eingebettet sein muss. Es beinhaltet neben Compliance-Kultur und -zielen auch die Compliance Organisation. Hierzu zählen u.a. ein Compliance Beauftragter sowie ein Meldesystem (Whistleblowing System). Weiterer wichtiger Bestandteil der Prävention ist die Sensibilisierung und Schulung der Führungskräfte und Mitarbeiter.

Im arbeitsrechtlichen Umfeld gibt es eine Vielzahl von Risikofeldern, aus welchen sich regulatorische Anforderungen ableiten. Hierzu zählen z.B. der Arbeitnehmerdatenschutz, das Arbeitszeitrecht, die Mitarbeiterüberwachung, das Begründen und Auflösen von Dienstverhältnissen sowie die Einhaltung sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften.

Der erste Schritt ist das Compliance Audit

Speziell für mittelständische Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit Compliance befasst haben, ist es oft schwierig, sich diesem Thema zu nähern. Der erste Schritt beinhaltet stets festzustellen, wo das Unternehmen steht, also eine "Standortbestimmung" vorzunehmen. Diesen Überblick erhält das Unternehmen durch ein Compliance-Audit.

In einem solchen Audit wird das Unternehmen aus externer Sicht geprüft, wie es im Hinblick auf die Anforderungen an ein Compliance Management System aufgestellt ist. Dabei spielen u.a. die Organisation, die Unternehmenskultur und die Kommunikation eine wichtige Rolle. Das Audit beinhaltet drei Elemente: das Führen von Interviews mit der Leitung sowie ausgewählten Mitarbeitern anhand eines strukturierten Fragebogens, die Prüfung von einschlägigen Dokumenten sowie die Begehung des Unternehmens vor Ort.

Als Ergebnis erhält das Management einen Bericht, der eine Einstufung des Unternehmens in das sog. "Reifegradmodell" vornimmt und konkrete Handlungsempfehlungen vorschlägt.
 

Zum Autor

Dipl.-Bw. Eckart Achauer ist Geschäftsführer der AGAMON Consulting GmbH mit Sitz in Berlin, einer auf Risiko- und Compliance Management spezialisierten Beratungsgesellschaft. Er ist Autor der Studie „Compliance Management - Entwicklung Mittelstand, Empirische Studie über die unternehmenskulturelle und organisatorische Entwicklung des Compliance Managements in mittelständischen Unternehmen 2018“. Als Berater begleitet er seit vielen Jahren Unternehmen bei Aufbau und Implementierung von Risiko- und Compliance Management Systemen und führt Risiko- und Compliance-Audits durch. Er ist offizieller Trainer der IHK Akademie München für das Thema Compliance Management.