Compliance - ein wichtiger Teil von HR
Der HR-Bereich
wird mit einer Vielzahl von Schutzvorschriften konfrontiert,
die es zu beachten gilt. Gleichzeitig kann er auch
maßgeblich an der Schaffung einer Compliance-Kultur
beteiligt sein.
Zu den einschlägigen Rechtsvorschriften gehören z.B. das
Mindestlohngesetz, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz
oder das Betriebsverfassungsrecht. Compliance im Umfeld des
Arbeitsrechts gewinnt somit zunehmend an Bedeutung.
Unternehmen müssen sich regelmäßig mit den
Compliance-Richtlinien ihres Hauses sowie mit neuen
gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen, um die
Einhaltung dieser Richtlinien zu kontrollieren und Haftungen
auszuschließen. Dabei den Überblick zu behalten ist aufgrund
der Vielzahl der Themenfelder ohne ein systematisches
Vorgehen kaum noch zu bewältigen.
Von Dipl.-Betriebswirt Eckart
Achauer, MBA – 29. Januar 2019
HR und Compliance-Kultur
Die Compliance-Kultur ist die Grundlage eines
Arbeitsumfeldes, das Wertvorstellungen und
Verhaltensvorgaben des Unternehmens ernst nimmt. Hier ist
der Personalbereich maßgeblich beteiligt, denn der Umgang
mit Personalfragen prägt die Einstellung der Mitarbeiter.
Wer sich in seinen eigenen Personalangelegenheiten selbst
fair und rechtskonform behandelt fühlt, wird auch bereit
sein, im eigenen Arbeitsumfeld einen aktiven Beitrag zur
Rechtskonformität zu leisten.
Compliance entlang der Personalwertschöpfungskette
In der praktischen Personalarbeit finden sich bereits bei
der Anbahnung eines Anstellungsverhältnisses erste
Compliance-Anforderungen. Dies beginnt bei der korrekten
Stellenausschreibung und geht über den vom
Bundesarbeitsgericht geprägten Fragenkatalog "Was darf man
als Arbeitgeber fragen und was ist nicht erlaubt?" bis hin
zum ordnungsgemäßen Kündigungsverfahren. Was im
Bewerbungsverfahren begonnen hat, muss im laufenden
Arbeitsverhältnis konsequent fortgesetzt werden. Compliance
begleitet somit die gesamte Personalwertschöpfungskette.
Die Handhabung der Compliance-Anforderungen in der Praxis
Für die Unternehmen gilt es, die einschlägigen Anforderungen
zu kennen und diese wirksam zu kontrollieren. Dabei spielen
auch Prävention und Sanktion eine wichtige Rolle.
Wichtigstes Instrument der Prävention ist ein wirksames
Compliance Management System, das in die
Unternehmensorganisation eingebettet sein muss. Es
beinhaltet neben Compliance-Kultur und -zielen auch die
Compliance Organisation. Hierzu zählen u.a. ein Compliance
Beauftragter sowie ein Meldesystem (Whistleblowing System).
Weiterer wichtiger Bestandteil der Prävention ist die
Sensibilisierung und Schulung der Führungskräfte und
Mitarbeiter.
Im arbeitsrechtlichen Umfeld gibt es eine Vielzahl von
Risikofeldern, aus welchen sich regulatorische Anforderungen
ableiten. Hierzu zählen z.B. der Arbeitnehmerdatenschutz,
das Arbeitszeitrecht, die Mitarbeiterüberwachung, das
Begründen und Auflösen von Dienstverhältnissen sowie die
Einhaltung sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften.
Der erste Schritt ist das Compliance Audit
Speziell für mittelständische Unternehmen, die sich bisher
noch nicht mit Compliance befasst haben, ist es oft
schwierig, sich diesem Thema zu nähern. Der erste Schritt
beinhaltet stets festzustellen, wo das Unternehmen steht,
also eine "Standortbestimmung" vorzunehmen. Diesen Überblick
erhält das Unternehmen durch ein Compliance-Audit.
In einem solchen Audit wird das Unternehmen aus externer
Sicht geprüft, wie es im Hinblick auf die Anforderungen an
ein Compliance Management System aufgestellt ist. Dabei
spielen u.a. die Organisation, die Unternehmenskultur und
die Kommunikation eine wichtige Rolle. Das Audit beinhaltet
drei Elemente: das Führen von Interviews mit der Leitung
sowie ausgewählten Mitarbeitern anhand eines strukturierten
Fragebogens, die Prüfung von einschlägigen Dokumenten sowie
die Begehung des Unternehmens vor Ort.
Als Ergebnis erhält das Management einen Bericht, der eine
Einstufung des Unternehmens in das sog. "Reifegradmodell"
vornimmt und konkrete Handlungsempfehlungen vorschlägt.
Zum Autor
Dipl.-Bw. Eckart Achauer ist Geschäftsführer der AGAMON
Consulting GmbH mit Sitz in Berlin, einer auf Risiko- und
Compliance Management spezialisierten Beratungsgesellschaft.
Er ist Autor der Studie „Compliance Management - Entwicklung
Mittelstand, Empirische Studie über die
unternehmenskulturelle und organisatorische Entwicklung des
Compliance Managements in mittelständischen Unternehmen
2018“. Als Berater begleitet er seit vielen Jahren
Unternehmen bei Aufbau und Implementierung von Risiko- und
Compliance Management Systemen und führt Risiko- und
Compliance-Audits durch. Er ist offizieller Trainer der IHK
Akademie München für das Thema Compliance Management. |